为深入贯彻落实党的十九届四中全会精神，切实提升治理能力和治理现代化水平，不断完善学校治理体系，加强制度建设，进一步规范学校收发文工作，简化办事程序，安全、保密、快捷地传递和制发文件，加快公文流转速度和办理质量，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办法﹝2012﹞14号）和有关公文处理规定，结合我校实际，特制定本制度。
一、收文管理
（一）收文归口
凡主送本单位的公文，包括邮寄公文、通过教育厅系统传递公文、传真公文、外出开会带回公文，均交党政办公室统一登记、编号、办理。各单位、各部门接收的上级文件、其它因特殊原因签收的文件，应及时送党政办公室办理收文手续。党政办公室做到当日收文，当日登记，需上网办理的文件，一个工作日内办结。
党政办公室指定专人负责电子公文和邮件的接收发送工作、教育厅办公系统的用户名、用户密码的保管工作。及时进行文件接收，确保电子公文和邮件及时传输和办理。
（二）收文办理
1.收文签收、登记。收文后党政办公室立即进行文件登记和编号，应将公文标题、密级、文件字号、来文机关、收文日期等情况逐项填写“收文登记簿”。
2.办理程序：
（1）文件传阅采用线上线下两种方式。教育厅系统收文由党政办公室上传学校OA办公系统，按收文审批流程进行流转，相关人员需及时进行处理；涉密文件、机要文件、重要文件等特殊性公文采用线下纸质传阅，收文后由党政办公室填写文件传阅处理单，传阅单随公文按程序呈送传阅。
（2）党政办公室负责人根据公文内容及时提出拟办意见。一般业务类文件，公文内容与校领导分管工作高度一致时，呈请相关分管校领导阅示；业务阅知类文件，公文内容与校领导分管工作高度一致并需要其他校领导掌握了解相关情况时，先呈请相关分管校领导阅示，后呈送其他校领导阅；重要性文件，公文内容综合性强、需主要校领导做出部署时，呈请主要校领导批示。
（3）党政办公室按照领导批示内容转承办部门。
（4）承办部门按照领导批示和文件要求具体办理。
（5）党政办公室将文件及领导批示转巡察工作办公室，巡察工作办公室按要求进行督办并定期反馈办理情况。
（6）党政办公室按照学校档案管理相关规定做好收文归档工作。
3.文件传阅及办理时限。按照急件速办，平件快办原则，凡收文中限定办理时间的，限按规定的时间办复，紧急公文，随到随办。
4.公文催办与督办。巡察工作办公室应视公文的轻重缓急，做好公文的催办和督办工作，各单位、各部门要密切配合，按时完成交办事项。
5.公文安全与保密。公文传递与办理应严密手续，严格遵守保密制度，确保公文安全、完整。涉密文件实行单独管理，按要求确定传阅范围，党政办公室全程跟踪涉密公文的传递，严防文件的泄密与丢失。
二、发文管理
（一）发文范围
凡以中共吉林铁道职业技术学院委员会或吉林铁道职业技术学院名义发出的决定、请示、报告、通知、通报、函等公文，均由党政办公室统一归口管理。具体工作由党政办公室和承办部门共同完成。
下发文适用于：学校规章制度；转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件；公布机构设置变动或干部任免事项；公布重大人事管理、教学管理和学生管理等工作的决定；发布有关奖惩决定和通报；其他有关重大事项。
上行文适用于：向上级单位呈报工作总结计划、请示报告。
平行文适用于：同相关单位联系有关事宜。
（二）发文程序
1.拟稿。承办部门按相关要求起草初稿，公文版式严格按照《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-2012）执行,对涉及其他部门职权范围内的事项，承办部门应主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文。
2.审批。发文审批手续采用线上线下两种方式，线下发文审批单在党政办公室网站进行下载，承办部门提交人需用黑色签字笔手写填写拟稿人、拟稿单位、标题、主送单位等信息，填写时要做到准确、规范、清晰。线上OA系统发文审批流程由承办部门提交人发起，按要求填写相关内容后提交流转。
3.初核。承办部门负责人对公文内容进行审核把关。
4.核稿。党政办公室负责人进行核稿，经审核不宜发文的公文文稿，退回起草部门并说明理由。符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。
5.签发。承办部门呈相关校领导审阅文稿。平行文和下行文由主要校领导或分管校领导签发；上行文由主要校领导签发；涉及全校范围的重大事项或多部门职能交叉事项的文件由主要校领导签发。对未经核稿及不合规范的文稿不予签发。
6.会签。根据工作需要，主要校领导、分管校领导可要求增加会签校领导和会签部门，由承办部门协调相关部门按程序办理。
7.复核。经校领导签发的公文，党政办公室在印发前对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核。
8.印发。复核后的公文，由党政办公室进行登记、编号、印制和用印后交承办部门。
9.归档。党政办公室按照学校档案管理有关规定，做好发文归档管理工作。
